15 Sep 2020

Comment mener votre conférence virtuellement

Poignée de main virtuelle représentant des conférences virtuelles
 

De Houseparty à Zoom en passant par Microsoft Teams, les technologies utilisées pour réunir des groupes de personnes à distance sont utilisées dans le monde entier pour relever le défi de l’isolement.

Avant même que la pandémie mondiale n’en fasse une nécessité, la réalité virtuelle et la réalité augmentée prenaient déjà une ampleur considérable. Selon une étude menée par Statista, près de 60 millions d'Américains ont utilisé la réalité augmentée au moins une fois par mois en 2018, soit une augmentation de 90 % par rapport à l'année précédente. De plus, les chercheurs ont prédit que ce marché continuerait à croître de façon spectaculaire dans les années à venir; ce rapport de Greenlight Insights prévoit que le marché de la réalité virtuelle représentera 74,8 milliards de dollars au niveau mondial d'ici 2021. 

 

Entre-temps, la vidéoconférence a également connu une popularité croissante. Dans une enquête menée par Lifesize en 2019, 98 % des répondants ont déclaré que la vidéoconférence stimulait la productivité et aidait à établir des relations à l'intérieur et à l'extérieur de leur entreprise, tandis que 89 % ont déclaré qu'ils pensaient qu'elle réduisait le temps nécessaire pour mener à bien les tâches et les projets. L'enquête a également fait état d'une augmentation de 87 % du nombre de personnes ayant choisi la visioconférence, par rapport à seulement deux ans auparavant.

C'est très positif car cela montre que la réalité augmentée, la réalité virtuelle, la vidéoconférence et d'autres moyens de réaliser des événements, des conférences, des réunions et des liens à distance ne sont pas seulement quelque chose que les gens sont obligés de faire maintenant, vu les circonstances. Les gens apprécient vraiment ces technologies, choisissaient de les utiliser de toute façon et sont de plus en plus à l'aise avec les outils qui s'appuient sur elles. 

Cela signifie que le passage à cette approche sera beaucoup plus facile et bienvenu que si vous n'aviez tout simplement pas d'autre choix. Bien que, bien sûr, vous n'ayez pas beaucoup d'autres options pour organiser des événements, vous pourriez trouver que cela aurait été la meilleure solution depuis le début.

C'est pourquoi il est logique d'explorer la réalité virtuelle et les technologies connexes dès maintenant. Mais comment devriez-vous procéder exactement ? 

Examinons quelques-unes des approches les plus intrigantes sur le marché actuellement.

AltSpaceVR

Elle est rapidement devenue une plateforme de réalité virtuelle sociale de premier plan, qui a commencé comme un moyen de jouer à des jeux interactifs avec des amis, mais qui s'est développée en un moyen de proposer des événements à des publics répartis dans le monde entier. 

Ce qui est intéressant avec AltSpaceVR, c'est que vous pouvez interagir avec d'autres personnes. Vous pouvez utiliser toutes sortes de casques et de technologies pour accéder aux mondes virtuels, notamment Oculus Rift, HTC Vive, Samsung Gear VR, Daydream by Google, Windows Mixed Reality et le mode 2D sur Mac ou PC. Ou, pour les participants qui n'ont pas de casque de réalité virtuelle, il existe une application Android qui leur permet d'explorer AltSpaceVR en mode 2D sur leur téléphone.  
Les entreprises ont maintenant commencé à adopter ce mode de fonctionnement également, en programmant des réunions, des conférences et même des expositions B2B de stands et de stands sur la plateforme. 

L'élément RV signifie que vous avez l'impression d'interagir directement avec les autres lors de la conférence, même si vous vous connectez tous depuis vos différents domiciles, distants de milliers de kilomètres. Les cabines peuvent être installées autour de la salle, affichées sous forme d'images 2D flottant dans l'espace 3D. Elles sont "habitées" par des représentants sous forme d'avatar, qui peuvent alors vous expliquer ce que vous regardez, comme ils le feraient si vous vous approchiez de leur stand lors d'une vraie conférence.

WorkCast

Il s'agit de l'un des plus anciens fournisseurs de l'espace de conférence virtuel, qui compte un million de participants et 8 000 événements dans 20 pays. Cela comprend des conférences virtuelles, des journées portes ouvertes, des salons professionnels et des foires aux carrières, pour ne citer que quelques possibilités.

La prestation reproduit tout ce que vous incluez habituellement dans une conférence ou un événement d'entreprise. Vous pouvez toujours avoir des conférenciers, des présentateurs, des groupes de discussion et des modérateurs. Vous pouvez toujours faire de belles présentations et montrer des vidéos. Vous pouvez même fournir du contenu interactif comme des questions-réponses, des discussions et des webinaires. Tout se passe simplement en ligne, tandis que les membres du public restent sur place.

Ce qui est pratique avec WorkCast, c'est que, contrairement à la réalité virtuelle, vous n'avez pas besoin de technologie supplémentaire (pas d'accessoires, de plug-ins ou de téléchargements) pour profiter pleinement de l'expérience. Tout se passe dans votre navigateur. De plus, la société propose des rapports et des analyses en temps réel sur vos participants, ce qui constitue en fait un avantage majeur par rapport aux événementsen présentiel.

Autres options

Ce sont les plus grands acteurs du secteur, mais ils sont loin d'être les seuls. Des challengers passionnants et prometteurs comme MeetinVR expérimentent l'utilisation de la RV pour organiser des réunions véritablement interactives qui permettent aux participants de faire des choses qui auraient été auparavant difficiles ou impossibles en ligne. Par exemple, présenter un travail qui n'est pas facile à intégrer dans des diapositives, examiner des modèles et des produits en 3D, faire du brainstorming, des croquis et des cartes mentales, et organiser des activités de consolidation d'équipe.

N'oubliez pas que des plateformes éprouvées comme YouTube peuvent être incroyablement utiles en ces temps difficiles. Prenez exemple sur Jay, le maître des quiz anglais qui a essayé de remonter le moral aux anglais confinés en proposant des "Pub quiz" en ligne. Si l'on considère qu'un quiz normal dans un bar peut attirer quelques dizaines de personnes au maximum, il a pris tout le monde par surprise lorsque le quiz, diffusé en direct sur YouTube depuis le salon de Jay, a attiré près d'un demi-million de téléspectateurs au cours de sa première semaine.

 

CONCLUSION

La distanciation sociale ne signifie pas que vous devez annuler vos événements. Vous devez simplement faire preuve de créativité et d'ouverture d'esprit sur la manière de communiquer avec votre public grâce aux outils dont vous disposez et qui sont les leurs.  La RV, la vidéoconférence et le streaming en direct sont d'excellents points de départ.

Pendant que vous vous occupez d'adapter vos événements dans les mois à venir pour les mettre en ligne, assurez-vous de prendre le temps de planifier à l'avance quelques futurs événements en présentiel. Il s'agit notamment de fournir un air de qualité grâce à des systèmes HVAC adaptés à l'événementiel, afin que votre prochain grand événement "réel" se déroule également sans accroc.

Systèmes HVAC pour l'événementiel